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Al grupo de grandes contribuyentes y otras empresas con resoluciones de factura electrónica anteriores, se le sumarán el resto de empresas colombianas obligadas a pagar y declarar el IVA y el impuesto nacional al consumo, el 1 de enero de 2019 según se establece en el Art. 308 de la Ley 1819 de 2016. 

A nivel interno, todas las empresas deben reorganizar sus procesos de facturación y conocer según la naturaleza y dinámica de cada una- cómo será la nueva forma de radicar sus facturas, anulaciones y notas de crédito y debido, entre otras tareas relacionadas con la emisión y recepción de facturas.

Para que se lleve a cabo esa adaptación, se establecen dos objetivos principales: la optimización de procesos internos y el control de la evolución y seguimiento del proyecto. Después de que la empresa haya cumplido con los requisitos de la normativa mediante una solución tecnológica, es prioritario optimizar procesos tanto en emisión, como en recepción y archivo de facturas electrónicas.

En emisión se optimizan procesos como la reducción de tareas manuales, la parametrización de los envíos para que contengan los requisitos de información del cliente y la gestión del acuso de recibo.

En cuanto a la recepción, se optimiza mediante la integración automática de datos, flujo de aprobación y las validaciones previas. Por último, Seres se ocupa del almacenaje integral mediante gestión documental.

El segundo objetivo, según indica SERES, es conocer el seguimiento y evolución mediante formación, soporte y adecuación a los cambios normativos futuros. Estos son los objetivos prioritarios para que todas las organizaciones declarantes de IVA estén adentradas en el proceso antes de que la obligatoriedad llegue en enero de 2019.

Solución no sólo tecnológica

SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, ha definido una solución para facilitar la migración ayudando a las empresas a cumplir la legislación.

Si lo que quiere la empresa es ser más productiva y competitiva se recomienda confiar en un proveedor con expertos en factura electrónica, la empresa podrá despreocuparse de las actualizaciones, cambios normativos… y centrarse en su foco de negocio. Si ya de por sí la factura electrónica permite unos ahorros de gestión del 54% en emisión y del 44% en recepción, al contar con una solución aportada por un proveedor de factura electrónica, estos beneficios se pueden incrementar hasta un 49% más.

Una vez se haya establecido un proveedor de confianza, el siguiente paso es implantar la factura electrónica. Un proceso donde lo primero es cumplir con todos los requisitos de la DIAN. Es decir, tener en cuenta la normativa, realizar la solicitud de numeración, completar los datos obligados para proceder a la homologación...

La capacidad técnica será dada por el proveedor de facturación electrónica quién usará un formato XML firmado, una representación gráfica en PDF donde figura el CUFE o Código Único de Facturación Electrónica y las marcas gráficas correspondientes al código QR.

Tras haber aplicado la solución recomendada se debe verificar la expedición de la factura electrónica y realizar las pruebas de conexión con la DIAN con el fin de obtener la validación, numeración y recepción del comprobante fiscal. Por último, habría que establecer la nueva relación de envío de la factura electrónica con los clientes y realizar las pruebas necesarias para la correcta tramitación online de las facturas (acuse recibo, aprobación y rechazo), y con los proveedores en la recepción y devolución correcta de estados, y finalmente con la conservación digital de las facturas. “Para adaptarse a la nueva normativa– señala Alberto Redondo, Director de Marketing para Iberia y Latam- es imprescindible contar con un proveedor de confianza y con experiencia que aporte valor y ayuda para adecuarse a la normativa y aplicar los cambios internamente. Las empresas van a requerir de todo el esfuerzo para que el tránsito a electrónico no sea traumático”.

Plazos

Las resoluciones expedidas por la Dian por medio de las cuales se seleccionan los obligados a facturar electrónicamente establecen una fecha a partir de la cual se debe facturar, esta no podrá ser inferior a tres meses, después de su publicación en el Diario oficial. Lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica. En conclusión, un facturador seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con 6 meses para iniciar.

SERES permite cubrir el 100% de las necesidades de la empresa, asegurando su  interacción no sólo con empresas nacionales sino de cualquier parte del mundo, ofreciendo conectividad, transporte, trazabilidad, visibilidad, integración y seguridad, y que actúa, además, como tercero de confianza. “La mejor opción- añade Alberto Redondo- es contar con un proveedor electrónico certificado por la Dian, como es Seres, que ofrezca no solo una plataforma digital que unifique los procesos sino que sea un guía en digitalización de procesos”.

La facturación electrónica es el principio de la digitalización de los procesos, toda esta información se enlaza con los inventarios y bases de datos para unificar las tareas administrativas que tienen que ver con la facturación. Pronto, los procesos serán más sencillos y eficientes.

 

Con información de prensa

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